Kebijakan dan Prosedur "Titik Kontrol" – Pastikan Kebijakan dan Prosedur Anda Diikuti

Kebijakan dan prosedur penulis telah menghadapi dilema menemukan cara untuk membuat orang mengikuti isi kebijakan dan prosedur selama beberapa dekade. Penulis sudah mencoba semuanya mulai dari:

  1. Latihan
  2. Komunikasi
  3. Pelatihan dan pengajaran
  4. Berpegangan tangan
  5. Artikel Newsletter
  6. Memposting di papan buletin
  7. Kaset video, DVD
  8. Auditing
  9. Dan banyak lagi

Metode-metode tradisional ini dapat bekerja dalam beberapa kasus tetapi mari kita jujur, kecuali metode tradisional ini secara rutin dilakukan, tidak ada cara untuk memastikan bahwa kebijakan dan prosedur diikuti.

Ada beberapa metode "pasti-api" untuk memastikan kebijakan dan prosedur diikuti. Dua favorit saya adalah "Control Points" dan "Buy-In". Karena saya telah menulis artikel tentang "Beli-Dalam", saya tidak akan memusatkan perhatian pada hal itu selain mengatakan bahwa "Jika Anda meminta bantuan dari pengguna Anda saat Anda menulis kebijakan dan prosedur, maka kemungkinan pengguna tersebut mengikuti kebijakan dan prosedurnya jauh lebih tinggi. "

Aktif ke "Titik Kontrol": Poin kontrol adalah mekanisme "built-in" yang membantu individu mengikuti instruksi kebijakan atau prosedur atau memaksa individu untuk mengikuti instruksi. Biar saya jelaskan.

  1. Dalam kasus pertama, Anda cukup membangun mekanisme ini ke dalam kebijakan atau prosedur Anda. Misalnya, Anda mungkin memiliki prosedur yang memerlukan persetujuan dari individu "X". Dalam hal ini, Anda akan bersikeras (dan Anda dapat mengaudit individu juga) bahwa individu "X" ini hanya tanda apa pun yang disajikan, ketika PROSES SEBELUM telah diikuti dengan benar. Dan untuk menolak (atau tidak menandatangani) ketika PROCESS tampaknya rusak. Misalnya, jika prosedurnya adalah permintaan pembelian dan bidang tertentu diperlukan dan ketika individu "X" menerima permintaan dan bidang-bidang tertentu tidak diisi, maka voila, individu "X" harus menolak dokumen! Dan sekarang prosesnya berhasil.
  2. Titik kontrol ini juga bisa berupa formulir yang hanya berisi bidang yang benar untuk masuk dan lebih baik lagi, dalam bentuk elektronik, formulir dapat dirancang untuk "menghentikan" penyelesaian formulir (atau memaksakan jawaban yang benar) dengan menekankan pada kebutuhan khusus ladang.

Anda mengerti maksudnya.

Satu berita gembira terakhir: Poin kontrol bekerja dengan baik ketika manajemen percaya dalam melakukan hal yang benar tetapi jika Anda memiliki manajemen yang memungkinkan hal-hal bergeser, maka pekerjaan Anda untuk memastikan kepatuhan hanya akan menjadi lebih sulit.

KesimpulannyaSaya akan menyarankan menggunakan semua metode tradisional dan memasukkan "titik kontrol" sedapat mungkin.

________________________

Add a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *